Como lidar com uma mudança drástica de nossas rotinas?

4 de junho de 2020

Como lidar com uma mudança drástica de nossas rotinas? Em meio à crise do COD-19, preparamos um esse post que mostra soluções práticas para o trabalho no escritório doméstico:

1. Finja que você está entrando no escritório.

A associação mental que você faz entre o trabalho e o escritório pode torná-lo mais produtivo, e não há razão para que esse sentimento se perca ao se trabalhar remotamente.

Ao trabalhar em casa, faça tudo o que você faria para se preparar para uma função no escritório: defina seu alarme, faça (ou vá buscar) café e use roupas bonitas. Navegadores da Internet como o Google Chrome permitem que você configure várias contas com diferentes barras de ferramentas na parte superior. Por exemplo, uma barra de ferramentas para a página inicial e uma barra de ferramentas separada para o trabalho.

“Prepare-se totalmente para o dia e finja que vai realmente trabalhar. Caso contrário, você poderá se encontrar de volta na cama.”

– Anna Faber-Hammond

2. Comece cedo.

Ao trabalhar em um escritório, seu deslocamento matinal pode ajudá-lo a acordar e se sentir pronto para trabalhar quando chegar a sua mesa. Em casa, no entanto, a transição do travesseiro para o computador pode ser muito mais dissonante.

Acredite ou não, uma maneira de trabalhar em casa de maneira produtiva é mergulhar em sua lista de tarefas assim que acordar. O simples início de um projeto pela manhã pode ser a chave para progredir gradualmente ao longo do dia. Caso contrário, você prolongará o café da manhã e deixará a lentidão da manhã acabar com sua motivação.

“Quando trabalho em casa, acordo, tomo uma xícara de café e começo a trabalhar imediatamente – muito antes do horário normal de trabalho. Só começo a fazer o café da manhã depois de bater uma meta ou precisar de um descanso. Sou uma pessoa da manhã e descobri que posso fazer uma tonelada de coisas nas primeiras horas da manhã, então isso funciona muito bem para mim.”

– Lindsay Kolowich

3. Estruture o seu dia como faria no escritório.

Ao trabalhar em casa, você é seu gerente pessoal. Sem coisas como uma agenda de reuniões presencial para acabar com o seu dia, você pode perder rapidamente o foco ou se esgotar.

Para manter o cronograma, segmente o que você fará e quando ao longo do dia. Se você tiver um calendário on-line, crie eventos pessoais e lembretes que informam quando mudar de marcha e iniciar novas tarefas. O Google Agenda facilita isso

“As manhãs são para escrever enquanto você estiver no escritório? Use o mesmo horário em casa. Embora você provavelmente realize tarefas mais rapidamente em casa do que no trabalho, essa estrutura ajudará a mantê-lo concentrado e produtivo”

– Ginny Mineo

4. Escolha um espaço de trabalho dedicado.

Só porque você não está trabalhando em um escritório não significa que você não pode, bem, ter um escritório. Em vez de se prender em seu quarto ou no sofá – espaços associados ao tempo de lazer – dedique uma sala ou superfície específica em sua casa ao trabalho.

“Tenha um lugar para onde você vá especificamente para o trabalho. Pode ser uma certa mesa, cadeira, cafeteria local – algum lugar que seja consistentemente o seu ‘espaço de trabalho’. Isso ajuda você a entrar no estado de espírito certo.”

– Sam Mallikarjunan.

5. Torne mais difícil para você mexer nas mídias sociais.

As mídias sociais foram projetadas para facilitar a abertura e a navegação rápida. No trabalho, porém, essa conveniência pode prejudicar sua produtividade.

Para neutralizar a facilidade de uso das suas redes sociais durante o horário de trabalho, remova-as dos atalhos do navegador e, de acordo com a Fast Company, faça logout de todas as contas. Você pode até considerar trabalhar principalmente em um ambiente particular ou, se estiver usando o Chrome, em uma janela “incógnita” do navegador. Isso garante que você permaneça desconectado de todas as suas contas e que cada pesquisa na Web realizada não preencha automaticamente a palavra que você está digitando. É uma garantia de que você não será tentado a fazer muitos intervalos sociais durante o dia.

“Eu removo todas as redes sociais dos meus favoritos da barra de ferramentas. Mesmo que eu não pretenda procurá-las, algum impulso incontrolável clica subconscientemente nelas quando eu sofro um tempo de inatividade. Você pode ser sugado sem saber (ou mesmo pretendendo), então a eliminação do gateway para essas redes me mantém no caminho.”

– Alec Biedrzycki

6. Comprometa-se a fazer mais.

Os projetos sempre levam mais tempo do que você pensa inicialmente. Por esse motivo, você frequentemente realiza menos do que programou. Portanto, assim como é incentivado a superestimar quanto tempo você gasta fazendo uma coisa, você também deve superestimar quantas coisas fará durante o dia. Mesmo que você não atinja seu objetivo, ainda assim sairá desse dia com uma sólida lista de tarefas arquivadas em ‘concluído’.

“Nossa equipe tem uma reunião rápida todas as manhãs, onde compartilhamos o que estamos trabalhando para o dia. Nos dias em que estou trabalhando em casa, costumo me comprometer um pouco com o que entregarei naquele dia. Isso ajuda a me manter honesto, então, mesmo que eu sinta vontade de fazer outra coisa, sei que já dediquei uma certa quantidade de trabalho à minha equipe.”

– Corey Wainwright

7. Trabalhe quando estiver mais produtivo.

Ninguém faz sprint no trabalho de manhã à noite – sua motivação naturalmente diminui e flui ao longo do dia. Quando você está trabalhando em casa, no entanto, é ainda mais importante saber quando esses fluxos e refluxos ocorrerão e planejar sua programação em torno disso.

Para capitalizar seus períodos mais produtivos, salve suas tarefas mais difíceis para quando souber que estará no espaço certo para elas. Use pontos mais lentos do dia para eliminar as tarefas logísticas mais fáceis que também estão no seu prato. A Verily Magazine chama essas tarefas de “pequenos atos de sucesso” e elas podem ajudar a criar seu momento para os projetos mais pesados ​​que estão esperando por você mais tarde.

“Para mim, os momentos mais produtivos do dia são geralmente de manhã cedo ou tarde da noite. Reconheço isso e tento planejar meu dia de acordo. Além disso, a música que realmente me anima ajuda muito!”

– Brittany Leaning

8.Guarde as chamadas para a tarde.

Às vezes, estou tão cansado de manhã que nem quero ouvir minha própria voz – quanto mais conversar com outras pessoas. Você não precisa dedicar muito tempo para se tornar produtivo pela manhã, mas pode dedicar um tempo extra a si próprio antes de trabalhar diretamente com os outros.

Se você está lutando para apresentar um cronograma de trabalho razoável para si mesmo como um telecommuter, comece com as tarefas solitárias pela manhã. Guarde telefonemas, reuniões e outros trabalhos colaborativos para quando você “acordar” oficialmente.

“Aproveite o horário da manhã para dar andamento a projetos robustos sem distrações e guarde todas as ligações ou reuniões virtuais para a tarde.”

– James Gilbert

 

9. Concentre-se em uma distração … como um bebê!

Há uma expressão por aí que diz: “se você quer algo feito, pergunte a uma pessoa ocupada”.

A regra bizarra, mas verdadeira, da produtividade é que quanto mais ocupado você estiver, mais você realmente fará. É como a lei da inércia de Newton: se você estiver em movimento, ficará em movimento. Se você estiver em repouso, ficará em repouso. E as pessoas ocupadas estão em movimento rápido o suficiente para ter o momento necessário para concluir qualquer coisa que surja na sua mesa.

Infelizmente, é difícil encontrar coisas para ajudá-lo a atingir esse nível de ocupação quando você está em casa – sua motivação pode mudar muito facilmente. A principal gerente de marketing da HubSpot, Pam Vaughan, sugere se concentrar em algo que mantenha seu ritmo (no caso dela, é a filha dela).

Quando trabalho em casa, minha filha de 20 meses também está em casa. Parece contraditório, mas porque tenho que cuidar dela e mantê-la feliz e entretida enquanto ainda trabalho, essa pressão ajuda a me manter focada. Quando ela está cochilando ou se divertindo, eu entro no modo de trabalho superprodutivo.

É a mesma idéia de por que algumas pessoas trabalham melhor quando têm horários muito ocupados – você aprende a gerenciar seu tempo MUITO eficientemente. A ‘distração’ da minha filha (quero dizer da maneira mais amorosa possível) significa que não posso sucumbir a outras distrações comuns da casa – lavar roupa, ligar a TV, fazer outras coisas. tarefas domésticas – ou então eu nunca realizaria nenhum trabalho real.”

– Pamela Vaughan

10. Planeje o que você trabalhará antes do tempo.

Passar um tempo descobrindo o que você fará hoje pode impedir que você realmente faça essas coisas. Além disso, você planejou sua lista de tarefas tão recentemente que pode ficar tentado a mudar sua agenda rapidamente.

É importante deixar sua agenda mudar, se você precisar, mas é igualmente importante se comprometer com uma agenda que descreve todas as tarefas antes de começá-las. Tente solidificar sua programação no dia anterior, tornando-a mais oficial quando você acordar no dia seguinte para começar a usá-la.

“Se eu estiver planejando trabalhar em casa em um determinado dia, me assegurarei de concluir qualquer trabalho antes que eu precise estar no escritório: por exemplo, se estiver trabalhando em uma tarefa que seria infinitamente mais fácil concluir por meio do acesso à minha grande tela de monitor ou se precisasse agendar reuniões com colegas de trabalho que são melhores encontrar pessoalmente. Planeje sua semana com antecedência para otimizar os ambientes em que estará.”

– Niti Shah

11. Use a tecnologia para permanecer conectado.

Trabalhar em casa pode ajudá-lo a se concentrar no seu trabalho a curto prazo, mas também pode fazer com que você se sinta impedido de realizar uma operação maior que acontece no escritório. As ferramentas de mensagens instantâneas e videoconferência podem facilitar o check-in com colegas de trabalho e lembrá-lo de como seu trabalho está contribuindo para o cenário geral.

Parte do que nos permite trabalhar em casa com muito mais frequência agora é a variedade de aplicativos e ferramentas projetadas para ajudar a remover a distância como uma barreira entre os membros da equipe. Encontrar as ferramentas certas para manter você e sua equipe conectados é importante para ser produtivo em casa.

Na HubSpot, usamos o Slack para manter as conversas à distância, o Trello para nos organizar em torno das prioridades e o Google Hangouts e o Webex para tornar as reuniões remotas mais produtivas. Obter a pilha certa de ferramentas de suporte para se adequar ao seu estilo de trabalho faz uma grande diferença.”

– Meghan Keaney Anderson

12. Combine sua música com a tarefa em mãos.

Durante a semana, a música é a trilha sonora da sua carreira (isso é brega, mas admita, é verdade). E, no trabalho, as melhores listas de reprodução são diversas – você pode ouvir músicas que correspondam à energia do projeto em que está trabalhando. As trilhas sonoras de videogame são excelentes nisso. No próprio jogo, esse tipo de música sem letra é projetada para ajudar você a se concentrar. Então faz sentido que também o ajude a se concentrar no seu trabalho.

Quer outros gêneros? Pegue-os da, Ginny Mineo, que oferece suas próprias preferências de música de trabalho logo abaixo.

“Quando estou respondendo e-mails, preciso de um rap  ou um R&B intenso e contagioso (como Nicki Minaj ou Miley Cyrus) tocando nos meus fones de ouvido, mas quando estou escrevendo, Tom Petty é o truque. Encontrar em que a música motiva e me ajuda a concentrar em tarefas diferentes (e, em seguida, manter essas listas de reprodução para essas tarefas) mudou completamente minha produtividade de trabalho remoto.”